CONTOH LAPORAN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PADA PT. DAYA SUPER PRIMA

SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PADA

PT. DAYA SUPER PRIMA

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Oleh :

GUNAWAN

04300056

 

JENJANG PENDIDIKAN DIPLOMA III

PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

STMIK POTENSI UTAMA

MEDAN

2006

LEMBAR PENGESAHAN

SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PADA

PT. DAYA SUPER PRIMA

PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Salah Satu Syarat Untuk Penulisan Tugas Akhir

Pada Program Studi MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

Jenjang Pendidikan DIPLOMA III

OLEH:

GUNAWAN

04300056

Disetujui Oleh :

               Ketua Program Studi                                     Dosen Pembimbing

                   Haryadi, S.Kom                                 Yuyun Yusnida Lase, S.Kom

Disyahkan Oleh :

Pembantu Ketua I

Drs. Hasyim, SE, MM.

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan Kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas karunia-Nya penulis dapat menyusun laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini hingga selesai. Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini disusun sebagai persyaratan untuk menyusun Tugas dan bukti pelaksanaan Mata Kuliah Akademik Diploma-3 jurusan Manajemen Informatika di STMIK Potensi Utama  Medan.

            Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ditulis berdasarkan informasi yang di data dari berbagai pihak selama pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) pada tanggal 01 Agustus s/d 31 Agustus 2006 di Bag. Pengadaan barang PT. Daya Super Prima

            Laporan ini dapat disusun dengan baik karena banyak masukan dan dukungan dari berbagai pihak yang berupa informasi, arahan dan bimbingan oleh karena itu penulis mengucapkan teirma kasih kepada :

1.            Ibu Yuyun Yusnida Lase, S.Kom, selaku Pembimbing I Praktek Kerja Lapangan (PKL) dari STMIK Potensi Utama Medan.

2.            Ibu Nuriandi, MBA, selaku Ketua Yayasan STMIK Potensi Utama Medan.

3.            Bapak Bob Subhan Riza, ST, selaku Ketua BPH STMIK Potensi Utama Medan.

4.            Ibu Roslina, MIT, selaku Ketua STMIK Potensi Utama Medan.

5.            Bapak Hasyim Muzadi, SE, MM, selaku Puket I STMIK Potensi Utama Medan.

6.            Bapak Haryadi, S.Kom, selaku Ketua Program Studi STMIK Potensi Utama Medan.

7.            Bapak M. Indra  selaku Pembimbing II yang telah banyak membimbing penulis selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL).

8.            Keluarga Penulis, ayah, ibu kakak dan abang penulis, terutama untuk Ibunda Tercinta, atas segala curahan kasih sayang, dukungan dan doa-doanya yang tiada henti dan yang telah memberi bimbingan, dan biaya serta nasihat-nasihat selama penulis kuliah.

9.            Rekan-rekan penulis khususnya anak D3 A Siang yang mendukung baik dari moril, materi, serta dorongan sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini.

         Penulis menyadari sepenuhnya dalam penyusunan laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini, masih banyak terdapat kekurangan dan kelemahan yang dimiliki penulis baik itu sistematika penulisan maupun penggunaan bahasa. Untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik dari berbagai pihak yang bersifat membangun demi penyempurnaan laporan ini. Semoga laporan ini berguna bagi pembaca secara umum dan penulis secara khusus. Akhir kata penulis ucapkan banyak terima kasih.

Medan,    Februari 2007

                                                                                          Penulis,

                                                                                    Gunawan 

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR........................................................................................... i

DAFTAR ISI.......................................................................................................... ii

DAFTAR GAMBAR........................................................................................... iv

DAFTAR TABEL ..................................................................................................

DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................... v

BAB I       :  PENDAHULUAN............................................................................ 1

               I.1. Latar Belakang PKL.................................................................... 1

               I.2. Tujuan dan  Manfaat PKL .......................................................... 2

               I.3. Ruang Lingkup PKL ................................................................... 4

               I.4. Metode Pengumpulan Data ......................................................... 4

               I.5. Lokasi PKL ................................................................................. 6

BAB II      :  GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ...................................... 7

               II.1. Sejarah Singkat Perusahaan ....................................................... 7

               II.2. Struktur Organisasi .................................................................... 7

               II.3. Mekanisme Yang Berjalan ....................................................... 10

              

BAB III    :  TINJAUAN PUSTAKA ............................................................... 13

               III.1. Pengertian Data  ..................................................................... 13

               III.2. Pengertian Sistem  .................................................................. 14

BAB IV    :  PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN.................................... 20

               IV.1. Pengamatan............................................................................. 20

            IV.1.1. Diagram Konteks ....................................................... 21

            IV.1.2. Diagram Level 0 (DFD .............................................. 22

               IV.2. Pembahasan............................................................................. 23

BAB V      :  KESIMPULAN DAN SARAN.........................................................

               V.1. Kesimpulan .............................................................................. 25

               V.2. Saran ........................................................................................ 26

DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................

DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Pada PT. Daya Super Prima .........................      10

Gambar 3.1 Proses Pengolahan Data ...............................................................      13

Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Informasi Pengadaan Barang

Pada PT. Daya Super Prima ........................................................      21

Gambar 3.3 Diagram DFD Level 0 Sistem Informasi Penjualan

Pada PT. Daya Super Prima ........................................................      22

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Tabel Simbol Flowchart ......................................................................   19           

BAB I

PENDAHULUAN

I.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan

Praktek kerja lapangan merupakan wujud aplikasi terpadu antara sikap, kemampuan dan keterampilan yang diperoleh mahasiswa dibangku kuliah. Dengan mengikuti praktek kerja lapangan diharapkan dapat menambah pengetahuan, keterampilan dan pengalaman mahasiswa dalam mempersiapkan diri memasuki dunia kerja yang sebenarnya.

 Pelaksanaan praktek kerja lapangan diberbagai perusahaan dan instansi akan sangat berguna bagi mahasiswa untuk dapat menimba ilmu pengetahuaan, keterampilan dan pengalaman. Praktek kerja lapangan merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan D III  Manajemen Informatika Komputer di STMIK POTENSI UTAMA. Melalui praktek kerja lapangan ini mahasiswa akan mendapat kesempatan untuk mengembangkan cara berpikir, menambah ide-ide yang berguna dan dapat menambah pengetahuaan mahasiswa sehingga dapat menumbuhkan rasa disiplin dan tanggung jawab mahasiswa terhadap apa yang ditugaskan kepadanya.

Oleh karena itu semua teori-teori yang dipelajari dari berbagai mata kuliah di jurusan D III ilmu komputer STMIK POTENSI UTAMA dapat secara  langsung dipraktekkan di kantor PT. DAYA SUPER PRIMA terutama yang berhubungan dengan komputer. Dalam hal ini dapat diketahui bahwa teori yang dipelajari sama dengan yang ditemui didalam prakteknya sehingga teori tersebut dapat dilaksanakan dengan baik. Sebagaimana diketahui bahwa teori merupakan suatu ilmu pengetahuan dasar bagi perwujudan praktek. Oleh karena itu untuk memperoleh pengalaman dan perbandingan antara teori dan praktek, maka mahasiswa diharuskan menjalani praktek kerja lapangan di instansi pemerintah atau perusahaan swasta sebagai salah satu syarat yang harus dipenuhi sebelum menyelesaikan studinya.

Mengingat sulitnya untuk menghasilkan tenaga kerja yang terampil dan berkualitas maka banyak perguruan tinggi berusaha untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia dengan cara meningkatkan mutu pendidikan dan menyediakan sarana-sarana pendukung agar dihasilkan lulusan yang handal.

Dalam rangka itulah maka lembaga program D III Ilmu Komputer STMIK POTENSI UTAMA mewajibkan mahasiswanya untuk melaksanakan praktek kerja lapangan, sehingga mahasiwa dapat mengaplikasikan ilmu yang telah diperoleh di bangku perkuliahan ke dalam lingkungan kerja yang sebenarnya.

Penulis melakukan praktek kerja di PT. Daya Super Prima yang berlokasi di Jl. Keruntung No. 69, untuk mengetahui tentang sistem pengadaan barang pada perusahaan tersebut.

I.2. Tujuan dan Manfaat  PKL

Tujuan

Tujuan PKL yang dilaksanakan oleh mahasiswa STMIK – POTENSI UTAMA adalah sebagai berikut :

1. Untuk menerapkan teori ilmiah yang telah dipelajari dari bangku perkuliahan terhadap objek yang diteliti di perusahaan.
2. untuk mempelajari kondisi / mekanisme di perusahaan, sehingga dapat dengan cepat menyesuaikan diri pada saat terjun ke dunia industri yang sekarang ini semakin berkembang dan maju pesat.
3. Untuk menambah kepercayaan diri dan keberanian serta tanggung jawab dalam melaksanakan tugas yang dipercayakan oleh instansi / perusahaan kepada mahasiswa/i.
4. Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan program studi sistem informatika pada STMIK POTENSI UTAMA.

 Manfaat

PKL yang dilaksanakan oleh mahasiswa/i STMIK POTENSI UTAMA mempunyai manfaat tersendiri. Adapun manfaat yang akan dicapai dalam pelaksanaan praktek kerja lapangan tersebut adalah :

1. Bagi Perusahaan / Instansi :
1. Perusahaan dapat memanfaatkan perkembangan ilmu pengetahuan yang sudah begitu pesat dalam perkembangan usaha dikemudian hari.
2. Dapat menjalin kerja sama antara perusahaan dengan dunia pendidikan terutama dalam menyalurkan tenaga kerja profesional.
3. Bermanfaat bagi dunia ilmu pengetahuan dan teknologi sebagai sarana sehingga dapat dimanfaatkan menjadi sumber daya manusia yang berpotensi dan bermutu.
2. Bagi mahasiswa yang bersangkutan :

1.      Untuk mempelajari secara mendalam bagaimana situasi kerja di perusahaan, sehingga kita dapat dengan cepat menyesuaikan diri pada saat kita terjun langsung ke dunia industri yang sekarang ini semakin berkembang dan maju pesat.

2.      Untuk menambah kepercayaan diri dan keberanian serta tanggung jawab dalam melaksanakan tugas yang dipercaya oleh instansi / perusahaan kepada mahasiswa/i.

I.3. Ruang Lingkup PKL

Pada Praktek Kerja Lapangan (PKL) penulis meninjau bagian Data pengadaan barang pada PT. Daya Super Prima.

I.4. Metode Pengumpulan Data

Dalam mengumpulkan data, keterangan dan rancangan program yang dibutuhkan untuk penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini, penulis menggunakan 2 (dua) Metode yaitu :

1. Metode Lapangan ( Field Research )

Metode ini dilakukan penulis secara langsung untuk mengumpulkan data yang berhubungan dengan data pengadaan barang pada PT. Daya Super Prima. Data-data tersebut penulis kumpulkan dengan cara :

1. Observasi (pengamatan langsung)

Penulis melakukan pengamatan langsung ke tempat objek pembahasan yang ingin diperoleh yaitu melalui bagian-bagian terpenting dalam pengambilan data yang diperlukan. Pengambilan data penulis lakukan pada bagian keuangan pada PT. Daya Super Prima.

2. Interview (wawancara)

Penulis melakukan Interview (wawancara) untuk mendapatkan penjelasan dari masalah-masalah yang sebelumnya kurang jelas dan untuk menyakinkan bahwa data yang diperoleh / dikumpulkan benar-benar akurat. Dimana penulis melakukan interview kepada pihak yang berkompeten di bagian keuangan pada PT. Daya Super Prima.

2. Metode Perpustakaan ( Library research )

Metode ini penulis mengutip dari beberapa bacaan yang berkaitan dengan pelaksanaan PKL yang dilaksanakan di PT. Daya Super Prima selama sebulan. Yang dikutip dapat berupa teori ataupun beberapa pendapat dari beberapa buku bacaan ataupun buku diktat yang dipergunakan selama kuliah. Ini dimaksudkan untuk memberikan landasan teori yang kuat melalui buku-buku atau literatur yang tersedia di perpustakaan, baik berupa bahan-bahan kuliah dan brosur yang berhubungan dengan penulisan PKL ini.

I.5. Lokasi PKL

Praktek kerja lapangan dilaksanakan di PT. Daya Super Prima yang berlokasi di Jl. Keruntung No. 69 Medan dari tanggal 01 Agustus 2006 s.d 30 Agustus 2006 selama 30 (tiga puluh hari kerja). Waktu Praktek Kerja Lapangan mulai pukul 08.00 WIB s.d 16.00 WIB, sementara waktu istirahat 1 (satu) jam pada hari Senin s.d Kamis dan hari Sabtu, dan 1 ½ (satu setengah jam) pada hari Jumat _.

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

II.1. Sejarah Singkat Perusahan

PT. Daya Super Prima merupakan perusahaan swasta yang bergerak di bidang perdagangan barang dan jasa yang meliputi pengadaan barang seperti alat-alat tehnik, elektrial, mekanikal, obat – obatan farmasi, alat kesehatan atau kedokteran, bahan kimia, perpipaan dan aksesoris lainnya. Serta hasil industri, hasil bumi, barang cetakan, dan alat tulis kantor (ATK).

PT. Daya Super Prima didirikan pada bulan September 2003 oleh Bapak M. Yasir berdasarkan akte notaris No. 8 oleh Natigor Halomoan SH, notaris di Medan. Yang berkedudukan di Jl. Keruntung No. 69 Medan.

II.2. Struktur Organisasi

            Adapun fungsi dan tanggung jawab struktur organisasi pada PT. Daya Super Prima adalah sebagai berikut :

1). Komisaris

            Fungsi pokok komisaris adalah komisaris melakukan pengawasan atas kebijaksanaan direksi dalam menjalankan perseroan serta memberikan nasehat pada direksi. Komisaris baik bersama-sama maupun sendiri-sendiri setiap waktu dalam jam kerja kantor  perseroan berhak memasuki bangunan dan halaman atau tempat lain yang dipergunakan atau yang dikuasai oleh perseroan dan berhak memeriksa semua pembukuan, surat dan alat bukti lainnya, memeriksa dan mencocokkan keadaan uang kas dan lain-lain serta berhak untuk mengetahui segala tindakan yang telah di jalankan direksi. 

2). Direktur Utama

            Merupakan salah satu pemegang saham dalam perusahaan. Diangkat oleh komisaris untuk menjalankan semua aktivitas perusahaan yang telah digariskan dengan baik.

Wewenang, tugas dan tanggung jawab Direktur Utama antara lain, menentukan kebijaksanakan perusahaan sesuai dengan pedoman yang telah digariskan, bertindak atas nama perusahaan dalam menandatangani kontrak atau perjanjian yang berguna dan menguntungkan perusahaan, mengikuti perkembangan – perkembangan peusahaan dan kegiatan lainnya, mengangkat dan memberhentikan karyawan, serta menentukan tanggung jawab tiap bagian, menentukan besarnya gaji dan upah para karyawan, dan merencanakan, mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan pelaksanaan operasi perusahaan.

3). Direktur

            Fungsi pokok Direktur menerima tugas – tugas khusus yang diberikan oleh Direktur Utama, mewakili direktur utama dalam batas dan kekuasaan tertentu, menetapkan kebijakan dan mengambil keputusan, mengendalikan pelaksanaan pekerjaan, dan memberikan laporan pertanggung jawaban kepada direktur utama atas hasil usaha dan operasi perusahaan.

4). Keuangan

            Fungsi dan tugas pokok bagian keuangan adalah melaksanakan kegiatan di bidang keuangan dan akutansi serta perpajakan untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan sesuai dengan tata laksana, peraturan dan tingkat kewenangan yang ditetapkan, tanggung jawab kepala bagian keuangan adalah terlaksananya pengendalian administrasi anggaran, yang meliputi pelopor alokasi dan peruntukan anggaran, serta aturan yang berlaku.

5). Pembukuan

            Fungsi pokok bagian pembukuan adalah melaksanakan kegiatan pembukuan transaksi keuangan dan perhitungan pajak sesuai pedoman akutansi yang telah ditetapkan serta penyusunan laporan keuangan perusahaan.

6). Salesman

            Fungsi pokok bagian salesman adalah mencari dan memasarkan barang yang telah dipesan serta melaporkan hasil penjualan barang kepada asisten apoteker.

7). Asisten Apoteker

            Fungsi pokok bagian asisten apoteker antara lain menerima laporan hasil penjualan barang dari salesman, serta melaporkan kepada bagian operator komputer dan pembukuan.

8). Operator Computer

            Fungsi pokok bagian operator komputer antara lain menerima laporan dari asisten apoteker untuk memasukkan data tersebut kedalam program komputer.

 

 

Gambar 2.1. Struktur Organisasi

PT. Daya Super Prima

II.3. Mekanisme Sistem yang Berjalan

Data flow diagram atau diagram alir data merupakan suatu bagan yang menggambarkan urutan cara kerja/proses sistem secara garis besar. Dengan diagram alir data, kita dapat memahami bagaimana sistem tersebut berjalan. Diagram alir data dapat digunakan untuk mempresentasikan suatu sistem yang otomatis maupun manual melalui symbol-symbol atau bagan yang terhubungkan.

Terdapat dua bentuk diagram alir data, yaitu diagram alir data fisik (Physical DFD) dan digram alir data logika (Logical DFD). Physical DFD lebih menekankan pada penggambaran bagaimana proses-proses dari sistem diterapkan, termasuk proses-proses manual sehingga lebih banyak memakan waktu. Logical DFD lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan (sistem yang baru). Penekanannya hanya pada logika dari kebutuhan-kebutuhan sistem, yaitu proses-proses apa yang secara logika dibutuhkan oleh sistem.

Context Diagram

Context diagram merupakan level tertinggi dari data flow diagram yang menggambarkan seluruh input ke atau output dari sistem. Diagram ini juga memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem. Pada diagram konteks, hanya ada satu proses dan tidak boleh ada data store.

            Sesuai dengan context diagram Sistem Pengadaan Barang pada PT. Daya Super Prima dapat diuraikan sebagai berikut :

1.      Pertama, Assisten Apoteker mengecek barang yang dibutuhkan gudang.

2.      Kedua, Assisten Apoteker memberkan interuksi pada Salesman untuk melakuak pemesanan barang.

3.      Ketiga, salesman melakukan pemesanan barang ke produsen.

4.      Keempat, salesman melaporkan barang yang telah diterima dari produsen atau distributor besar ke asisten apoteker.

5.      Kelima, Produsen memenuhi barang pesanan dan memberikan laporannya ke Komisaris.

6.      Keenam, Komisaris memberikan laporan ke pembukuan/ operator komputer, untuk dimasukan dalam buku besar perusahaan.

Seperti itulah proses pengadaan barang yang berlangsung pada PT. Daya Super Prima.

BAB III

TINJAUAN PUSTAKA

III.1. Pengertian Data

            Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan. Data dapat berupa angka-angka, huruf, atau simbol-simbol khusus atau gabungan darinya. Data mentah masih belum bisa bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Pengolahan data (Data Processing) adalah manipulasi dari data ke dalam bentuk yang lebih berguna  dan lebih berarti berupa suatu informasi.

            Informasi (Information) adalah hasil dari kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk yang lebih berarti dari suatu kejadian. Jadi pengolahan data elektronik (PDE) atau elektronik data processing (EDP) adalah manipulasi dari data kedalam bentuk yang lebih berarti berupa suatu informasi dengan menggunakan suatu alat elektronik, yaitu komputer.

            Suatu proses pengolahan data terdiri dari tiga tahapan dasar yang disebut dengan siklus pengolahan data, yaitu input, proses dan output.

	INPUT

 

Gambar 3.1. Proses Pengolahan Data

INPUT                        : Tahap ini merupakan proses memasukkan data kedalam

proses komputer lewat data alat input (input device).

            PROSES         : Tahap ini merupakan proses pengolahan dari data yang

Sudah dilakukan oleh alat pemproses (processing device) yang dapat berupa proses menghitung, membandingkan, mengendalikan atau mencari di storage (media penyimpanan).

            OUTPUT        : Tahap ini merupakan proses menghasilkan output dari

hasil pengolahan data ke alat output (output device) yaitu

berupa informasi.

 III.2. Pengertian Sistem

Sistem berasal dari bahasa Yunani “systema” yang mempunyai arti :

1. Suatu keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian.
2. Hubungan yang berlangsung diantara satuan-satuan atau komponen-komponen secara teratur.

Terdapat dua kelompok dalam pengertian sistem, yaitu pengertian yang menekankan pada prosedur dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pengertian sistem yang menekankan pada prosedurnya adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Yang dimaksud prosedur disini adalah urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakannya, kapan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya.

Sedangkan pengertian sistem yang menekankan pada komponennya adalah kumpulan-kumpulan dari elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Dengan adanya sistem ini, kita berpandangan bahwa sistem merupakan seatu komponen yang saling berhubungan dan dengan keterkaitannya tersebut dapat menimbulkan suatu yang disebut informasi sebagai output untuk mencapai tujuan.

Menurut William S. Davis :

“Sistem adalah suatu penggabungan metode, prosedur atau teknik yang telah diatur membentuk kesemuanya itu menjadi terorganisasi secara baik dan benar”.

Menurut Indriyono Gitosumarno :

“Sistem adalah suatu agresi (kumpulan) elemen yang dinamis, yang berhubungan satu sama lain dan saling tergantung dan berjalan sesuai dengan hukum-hukum tertentu”.

Menurut Dj. A. Simarmata :

“Sistem adalah keseluruhan elemen yang mendukung pencapaian tujuan yang mempunyai kegiatan fungsional satu sama lain”.

Menurut H.A. Harding :

“Sistem adalah bagian yang mempunyai kaitan satu sama lain, yang bersama-sama bereaksi menurut pola tertentu terhadap input dengan tujuan untuk menghasilkan output. Biasanya pola tindakannya dibuat dengan tujuan untuk mengoptimalkan faktor-faktor dan sifat-sifat tertentu”.

Menurut Gordon B. Davis :

“Sistem dapat membentuk abstrak maupun fisik. Sebuah sistem abstrak adalah suatu susunan teratur, gagasan atau konsepsi yang saling bergantung, sedang sistem yang bersifat fisik adalah serangkaian unsur yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan bersama”.

Menurut S. Prajudi Atmasudiro

“Sistem adalah setiap sesuatu yang terdiri dari objek-objek tau unsur-unsur yang saling berhubungan satu sama lainnya sehingga unsur tersebut merupakan satu keatuan dalam pemrosesan atau pengolahan tertentu”

Berdasarkan pendapat para ahli tersebut dapat diambil beberapa kesimpulan yang merupakan ciri-ciri dari sistem yaitu sebagai berikut :

1.      Sistem mempunyai tujuan.

2.      Sistem terdiri dari bagian-bagian atau elemen-elemen.

3.      Bagian-bagian yang berhubungan membentuk struktur yang mengikat keseluruhan dalam satu kesatuan.

Dalam hal ini apabila salah satu komponen terganggu atau mengalami kendala maka hal itu juga akan berpengaruh pada sistem itu sendiri. Sedangkan Informasi adalah “Kumpulan data yang sudah diolah sehingga lebih berarti dan berguna bagi si pemakai”. Dari defenisi tersebut kemudian dihubungkan dengan bidang studi penulis yaitu Manajemen Informatika Komputer maka Sistem Informasi Manajemen adalah “Sistem Informasi yang sudah terkomputerisasi karena adanya interaksi manusia dan komputer yang menghasilkan informasi sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Dengan adanya pengguna maka perangkat lunak dalam hal ini adalah komputer dapat digunakan dengan baik”. Selain sistem dan informasi, ada juga Karakteristik Sistem yang terdiri dari beberapa karakter yaitu :

1. Komponen-komponen, suatu sistem berisi komponen yang saling berinteraksi atau saling bekerja sama.
2. Batas sistem, yaitu pemisah antara sistem dengan lingkungan luarnya.
3. Lingkungan Luar, yaitu merupakan sistem yang ada diluar batas sistem ini tetapi lingkungan ini ada yang memberi pengaruh positif dan negatif.
4. Penghubung, yaitu keluaran dari suatu sub sistem dapat sebagai penghubung ke sub sistem lainnya.
5. Masukan, yaitu masukan yang diberikan pada sistem ada 2 macam yaitu masukan perawatan (sebagai program dalam compiler agar sistem Beroperasi) dan masukan sinyal (sebagai data dalam komputer agar menghasilkan).
6. Proses, yaitu pengolahan input sehingga menghasilkan output yang diinginkan.
7. Sasaran, tujuannya dibuat suatu sistem.
8. Kluar, yaitu hasil dari operasi sistem ada yang memenuhi sasaran dan ada yang tidak.

Selain karakteristik ada juga hal yang menyangkut sistem lainnya adalah

Klasifikasi Sistem diantaranya :

1. Transaction Processing Systems (TPS)

Sistem informasi komputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi.

2. Office Automation Systems (OAS)

Mendukung pekerja data yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara tertentu sebelum membaginya atau menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan kadang-kadang diluar itu.

3. Knowledge Work Systems (KWS)

Mendukung para pekerja profesional seperti ilmuan, insinyur dan dokter dengan membantu mereka menciptakan pengetahuaan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.

Dari hal-hal yang sudah dijelaskan diatas juga berkaitan dengan simbol sistem, di bawah ini ada beberapa jenis dari simbol flowchart beserta keterangan dari simbol flowchart. Sebagian dari simbol sistem flowchart yang tertuang dalam bentuk tabel, yaitu :

Table 3.1. Simbol Flowchart

Simbol	Keterangan
	Dokumen
	Proses Awal
	File dan Dokumen
	Poros akhir

Dari uraian menjelaskan tentang sub-sub sistem dan informasi, hal ini juga menaruh peran dari materi judul penulis karena dari semua hal mengenai pengadaan barang di perusahaan juga harus dengan sistem yang jelas agar terciptanya suatu hasil/keputusan yang baik. Tidak hanya itu selain suatu sistem yang baik diperlukan juga suatu informasi yang jelas agar terlaksananya sistem pengadaan barang yang akurat.maka isi bab dan pasal tentang pengadaan barang pada PT. Daya Super Prima hanya dituangkan oleh penulis secara garis besarnya saja karena isi dari bab dan pasal merupakan suatu bentuk dokumen yang dianggap penting dan bersifat rahasia.

BAB IV

PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

IV.1.   Pengamatan

PT. Daya Super Prima merupakan perusahaan swasta yang bergerak di bidang  perdagangan barang dan jasa yang meliputi pengadaan barang seperti alat-alat tehnik, elektrial, mekanikal, obat – obatan farmasi, alat kesehatan atau kedokteran, bahan kimia, perpipaan dan aksesoris lainnya. Serta hasil industri, hasil bumi, barang cetakan, dan Alat Tulis Kantor (ATK), seperti yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya.

Untuk pelanggan yang ingin menggunakan jasa atau membeli barang dapat dilakukan dengan cara membeli langsung ke kantor untuk barang yang diperlukan. Atau melalui penawaran – penawaran harga dengan melakukan lelang tender.

Sebagaimana telah disebutkan bahwa perusahaan ini adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang  perdagangan barang dan jasa, maka aktivitasnya meliputi :

1. Menyediakan barang – barang yang menjadi pokok penjulan, sebagai stock perusahaan yang siap untuk dijual jika ada pesanan.

2. Memenuhi langsung kebutuhan yang diperlukan konsumen yang datang langsung ke kantor atau ketika menang lelang tender.

IV.1.1. Diagram Konteks (DFD)

            Adapun diagram konteks dari sistem informasi pengadaan barang pada PT. Daya Super Prima adalah sebagai berikut :

					Ass APOTEKER

 

                                Data barang masuk kegudang                   Data barang yang dibutuhkan

SALESMAN

PRODUSEN

      Penyedia barang                                                                   terima barang

                                               

                                     Data pesanan barang                                             pesan barang

                                               

 

Laporan Barang Masuk                Laporan hasil keluar masuk barang

Gudang

                                   

   Barang masuk

 

Gambar 4.1 Diagram Konteks Sistem Informasi Pengadaan Barang

pada PT. Daya Super Prima

IV.1.2. Diagram Level 0 (DFD Level 0)

             Adapun diagram level 0 (DFD level 0) dari sistem informasi penjualan barang pada PT. Daya Super Prima adalah sebagai berikut :

 

Ass APOTEKER

                                  Data barang                                               

 

Salesman

Terima barang                                                                                                                    

                                                                              Laporan

Gudang

                                               

                                                                                                                    Pesan barang

      D-1   Komisaris

  Laporan barang masuk

 

                                                                            Pembuatan laporan

                                                                 D-2  Pembukuan/

                                                                         Oprt Komputer

 

           

Produsen

         Masukan barang

Gambar 4.2 Diagram DFD Level 0 Sistem Informasi Penjualan

Pada PT. Daya Super Prima

IV.2.   Pembahasan

            Setelah melakukan penelitian dan melihat sistem yang ada, dimana sistem penjualan barang dan jasa masih dilakuakan secara manual sehingga dalam penyajian informasi penjualan dan pemenuhan barang kurang efisien dan memakan waktu. Juga sering terjadi kekeliruan dalam pembuatan laporan – laporan penjualan.

            Sistem manual merupakan sistem pencatatan data perusahaan pada suatu dokumen atau file – file pada komputer. Dokumen yang sering digunakan adalah bon/faktur penjualan, order pemenuhan kebutuhan pelanggan yang disesuaikan dengan kebutuihan perusahaan agar dapat mencatat keseluruhan transaksi.

            Prosedur pengadaan barang :

1.      Kegiatan pertama, Assisten Apoteker mengecek barang yang dibutuhkan gudang.

2.       Kegiatan kedua, Assisten Apoteker memberkan interuksi pada Salesman untuk melakuak pemesanan barang.

3.      Kegiatan ketiga, salesman melakukan pemesanan barang ke produsen.

4.      Kegiatan keempat, salesman melaporkan barang yang telah diterima dari produsen atau distributor besar ke asisten apoteker.

5.      Kegiatan kelima, Produsen memenuhi barang pesanan dan memberikan laporannya ke Komisaris.

6.      Kegiatan keenam, Komisaris memberikan laporan ke pembukuan/ operator komputer, untuk dimasukan dalam buku besar perusahaan.

Setelah melakukan pengamatan penulis merasa sistem informasi yang berada pada perusahaan sekarang banyak kesamaan dengan metode yang penulis pelajari di perkuliahan maupun dengan membaca buku-buku tentang sistem informasi, namun dari sistem informasi yang berada pada perusahaan terdapat keunggulan dan kelemahannya.

1. Keunggulan

a.       Pembagian tugas dan wewenang yang cukup rapi sehingga kegiatan kerja pada perusahaan tidak terlalau kaku.

b.      Sistem penginputan data telah memanfaatkan Komputer yang telah terprogram.

c.       Laporan bulanan berbentuk jurnal (buku besar), yang dapat memudahkan pimpinan mengamati peningkatan maupun penurunan pendapatan tiap bulannya.

2. Kelemahan

a.       Masih menggunakan faktur dalam melakukan pemesanan barang pada proodusen.

b.      Pengisian faktur masih menggunakan mesin tik.

c.       Pembuatan laporan bulanan menggunakan aplikasi Microsoft Excel.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

V.1. Kesimpulan

            Selama melaksanakan kegiatan  pkl pada PT. Daya Super Prima di bagian penjualan barang dan jasa, penulis mendapat pengalaman-pengalaman baru yang menyenangkan dan juga mendapatkan pengetahuan tentang pengadaan barang dan jasa.

            Dalam melaksanakan pkl, penulis mendapat banyak masukan tentang bagaimana cara belajar dan bekerja di dalam suatu perusahaan. Dengan demikian penulis dapat menyimpulkan beberapa hal yang penulis dapatkan dari perusahaan tersebut, antara lain :

1.      PT. Daya Super Prima adalah salah satu badan usaha milik swasta yang bergerak dalam bidang perdagangan barang dan jasa.

2.      PT. Daya Super Prima mempunyai struktur organisasi yang berbentuk garis, dimana pelimpahan wewenang berlangsung secara vertical dari pemimpin tertinggi kepada bagian-bagian di bawahannya sehingga tercipta suatu kesatuan perintah dan kesatuan komando.

3.      Selama melakukan kegiatan pkl, penulis banyak mengetahui tentang prosedur dan tata cara dunia kerja yang sesungguhnya. Selain itu penulis juga dapat mengetahui bentuk-bentuk tugas yang dilaksanakan oleh masing-masing karyawan tentunya disesuaikan dengan bidang masing-masing.

V.2. Saran

            Setelah melaksanakan PKL, dan melihat adanya kelebihan dan kekurangan pada berbagai pihak, maka penulis menyarankan agar :

1.      Sebaiknya setiap mahasiswa yang mengikuti praktek kerja lapangan, agar dapat di tempatkan pada seksi yang sesuai dengan latar belakang pendidikannya.

2.      Sebaiknya sumber daya manusia menyusun program kegiatan bagi setiap mahasiswa yang mengikuti praktek kerja lapangan di kantor PT. Daya Super Prima, sehingga tidak ada mahasiswa yang menganggur pada waktu jam kerja.